cleemy : découvrez un outil efficace pour gérer vos notes de frais en 2025

Cleemy en 2025 : optimisation de la saisie et automatisation des justificatifs pour la gestion notes de frais

La promesse de Cleemy se cristallise dès la saisie: transformer la gestion notes de frais d’un processus lourd en un enchaînement fluide, quasi invisible pour les équipes. Grâce à une digitalisation notes de frais aboutie, la capture d’un ticket de taxi ou d’un reçu de restaurant déclenche une extraction automatique des données via OCR. Date, montant, TVA, devise et fournisseur sont reconnus en quelques secondes, puis contrôlés par des garde-fous qui évitent les doublons et les erreurs de frappe. Cette automatisation frais professionnels apporte clarté et rapidité sans imposer de compétences techniques aux collaborateurs.

Les équipes terrain n’ont plus à trier des justificatifs papier en fin de semaine. Une fois la photo prise, la dépense est catégorisée (repas, transport, hébergement), affectée au bon centre de coûts et reliée à la politique interne. Si un montant dépasse un plafond, une alerte s’affiche de manière pédagogique, sans bloquer inutilement le flux. Cette ergonomie réduit les frictions et abaisse le temps de traitement par note. Dans une PME des Pays de la Loire, le délai moyen de remboursement a glissé de deux semaines à deux jours après déploiement de Cleemy, avec une baisse notable des litiges liés aux arrondis de TVA.

Le bénéfice se mesure aussi côté back-office. En comptabilité, la suppression de la ressaisie et l’archivage à valeur probante rendent les audits plus lisibles. Finis les classeurs et les justificatifs agrafés: les pièces sont conservées au format conforme, consultables à tout moment, et traçables d’un clic. Lors d’un contrôle, la ligne comptable renvoie directement au justificatif scanné, ce qui accélère la vérification. Un responsable RH a même cru à un bug lors de la première vague de validations automatisées: la fluidité devient rapidement la nouvelle norme, et l’esprit d’équipe s’en trouve renforcé.

Pour la direction financière, l’impact tient dans la prévisibilité. Dès la capture, les montants engagés remontent dans les tableaux de bord, améliorant la visibilité sur les budgets. Les campagnes de relance se pilotent via des notifications discrètes qui respectent le rythme des équipes. Résultat: moins de temps passé à courir après les reçus, plus de disponibilité pour l’analyse et la prévention des dépassements.

OCR intelligent et contrôles: vers un flux zéro-friction

L’OCR de Cleemy lit les justificatifs hétérogènes (tickets thermiques, factures PDF, reçus internationaux) et stabilise la qualité grâce à une normalisation automatique des formats. L’outil repère les champs incohérents (TVA non déductible, absence de date, devise manquante) et propose des corrections guidées. Les règles de conformité, paramétrables par profil, garantissent que la politique voyage de l’entreprise est respectée sans microgestion. La granularité analytique (projet, client, axe BU) est proposée intelligemment selon l’historique de l’utilisateur, ce qui réduit les clics superflus.

• 📸 Capture instantanée : photo depuis le smartphone, extraction en quelques secondes.
• 🧠 Contrôles automatiques : anti-doublon, cohérence TVA, vérification des plafonds.
• 🗂️ Catégorisation assistée : règles de natures et d’axes analytiques adaptées au profil.
• 🧾 Archivage probant : conformité légale, justificatifs consultables en audit.
• ⚡ Gain de temps : moins de saisie manuelle, plus d’analyse utile.

Insight final: quand la saisie devient invisible et fiable, la solution gestion dépenses cesse d’être une contrainte et devient un levier de pilotage budgétaire.

Application mobile Cleemy : mobilité, réactivité et expérience utilisateur au service du terrain

Sur la route, chaque minute compte. L’application notes de frais de Cleemy privilégie la vitesse d’exécution: capture des reçus au fil de l’eau, synchronisation cloud, validation en un geste, et rappels ciblés. Les commerciaux, consultants et techniciens s’épargnent la reconstitution chronophage de leurs dépenses en fin de mission. Les validations managériales suivent le même principe: consulter, approuver, demander un complément si nécessaire, le tout depuis un smartphone.

La valeur ajoutée se manifeste dans la réduction du délai entre la dépense et sa prise en compte. Plus la saisie est proche du moment d’achat, plus l’information budgétaire est fiable. Cette logique améliore l’optimisation remboursement et sécurise la trésorerie: les écritures comptables sont prêtes plus tôt, la projection de cash s’aligne sur la réalité du terrain. Cleemy aligne ainsi l’expérience de l’utilisateur avec les attentes des fonctions finance et RH.

Face à des alternatives mobiles comme Expensify ou Rydoo, Cleemy mise sur une interface épurée et des synchronisations stables, y compris en contexte réseau fluctuant. La reprise offline et l’envoi différé limitent le risque de pertes. Les relances sont intelligentes: plutôt que des emails massifs, l’app notifie doucement l’utilisateur concerné. Cette sobriété renforce l’adoption et diminue la fatigue numérique, une considération devenue centrale en 2025.

Productivité en déplacement: routines gagnantes et cas d’usage concrets

Les meilleures pratiques tirent parti de rituels simples. Ajouter la photo du reçu dès la sortie du taxi, utiliser les favoris pour les dépenses récurrentes (péages, parkings), puis laisser l’OCR compléter. Les managers gagnent du temps en segmentant leurs validations par projets ou par montants. La comptabilité prépare ses cycles de clôture en exploitant les filtres sur les dépenses en attente de justificatif.

• 📱 Scan à chaud : éviter la pile de reçus en fin de semaine.
• 🔔 Notifications pertinentes : relances douces, pas d’infobésité.
• 🌐 Sync temps réel : données disponibles pour la finance sans délai.
• 🧭 Favoris & modèles : accélérer les dépenses habituelles.
• 🧳 Frais kilométriques : barèmes à jour, trajets cartographiés.

Pour approfondir la méthodologie mobile et comparer les approches du marché, une ressource vidéo peut accélérer la réflexion et le cadrage interne.

Insight final: en rapprochant la saisie du moment de la dépense, la mobilité rend la solution gestion dépenses plus fiable et la trésorerie plus prévisible.

Interopérabilité et gestion comptable : Cleemy au cœur de l’écosystème Sage, ERP et RH

Une gestion comptable robuste exige des flux sans couture entre l’outil métier, la finance et les RH. Cleemy s’intègre aux grands logiciels du marché (ex. Sage, Cegid, SAP, Microsoft Dynamics) via exports paramétrables et API REST. Les écritures respectent le plan comptable, la récupération de la TVA et les axes analytiques, tout en évitant les ressaisies. L’import des transactions de cartes professionnelles facilite le rapprochement: la dépense apparaît automatiquement avec le libellé bancaire, l’utilisateur n’a qu’à rattacher la photo du justificatif.

L’archivage à valeur probante s’inscrit dans le cadre légal français depuis 2017, un incontournable en 2025. Les justificatifs validés sont conservés au bon format, horodatés, et accessibles aux audits. Les groupes multi-pays apprécient la gestion multi-devises et multi-filiales: chaque entité applique ses propres règles, tandis que le siège consolide les données pour une vision groupe cohérente. La digitalisation notes de frais prend ici tout son sens, car elle unifie la donnée et réduit l’entropie documentaire.

Les API ouvertes permettent des ponts vers le SIRH, les outils de paie ou le CRM. Par exemple, lier un projet client dans le CRM aux dépenses liées offre une visibilité réelle sur la marge. Les exports programmés en CSV, Excel, XML alimentent le datawarehouse pour un reporting de niveau DAF. En pratique, l’intégration se pilote par étapes: mapping des comptes, paramétrage des axes analytiques, puis tests de bout en bout avec un échantillon représentatif d’utilisateurs.

Connecteurs, cartes et conformité: un triptyque d’efficacité

La connexion aux cartes professionnelles est un accélérateur d’adoption. Les dépenses arrivent quasi en temps réel; les contrôles automatiques limitent les anomalies; les équipes se concentrent sur les cas atypiques. La conformité n’est pas un frein mais un filet de sécurité: règles de blocage, plafonds différenciés selon les profils, et traçabilité des validations protègent l’entreprise sans rigidifier les parcours.

• 🔗 API & exports : flux bidirectionnels avec ERP, SIRH et BI.
• 💳 Cartes synchronisées : import auto, rapprochement accéléré.
• 🧾 TVA maîtrisée : récupération facilitée, règles locales appliquées.
• 🏢 Multi-entités : consolidation groupe, autonomie locale.
• 🔒 Conformité : archivage probant, piste d’audit fiable.

Insight final: quand les flux circulent sans friction, la solution gestion dépenses devient un moteur de fiabilité comptable et de pilotage groupe.

Comparatif 2025 : Cleemy vs Expensify, SAP Concur, N2F, Jenji, Rydoo et Spendesk

Le marché du logiciel notes de frais est concurrentiel. Pour guider le choix, l’analyse doit croiser l’ergonomie, l’automatisation, l’interopérabilité, le coût total et la rapidité d’adoption. Cleemy se distingue par son focus utilisateur, son OCR abouti et ses contrôles paramétrables. SAP Concur brille sur les environnements très complexes mais impose souvent des projets plus longs. Expensify reste efficace en mobilité, mais ses connecteurs comptables peuvent demander des ajustements. N2F et Jenji offrent des parcours fluides pour les PME, tandis que Spendesk et Rydoo excellent sur les cartes et la gouvernance des dépenses.

Le facteur déterminant réside souvent dans l’alignement avec les volumes et usages. Pour une PME en croissance, l’équation “prise en main rapide + coût modéré + intégrations simples” pèse plus que la richesse fonctionnelle pure. Cleemy propose généralement une tarification accessible à partir d’environ 6 € HT/utilisateur/mois, avec un ensemble de fonctionnalités couvrant l’essentiel des besoins. La clarté du paramétrage et la formation courte accélèrent le ROI.

Grille de lecture: critères clés pour une décision sereine

Évaluer la solution gestion dépenses revient à tester des scénarios réels: dépenses en devises, mission de plusieurs jours, carte pro importée, facture PDF sans TVA, validation à deux niveaux, export vers Sage. La qualité perçue se dévoile dans les détails: temps de scan, auto-complétion, messages d’erreur compréhensibles, vitesse d’export, lisibilité des journaux.

• 🧭 Expérience utilisateur : moins de clics, plus d’automatismes.
• 🤖 Automatisation : niveau d’OCR, contrôles, rapprochement carte.
• 🔌 Intégrations : ERP, SIRH, BI, exports personnalisables.
• 💶 Coût total : licence, mise en œuvre, support, formation.
• ⏱️ Time-to-value : déploiement, adoption, impact sur les KPI.

Pour nourrir la réflexion, une vidéo comparative aide à objectiver les critères et à préparer un POC rapide.

Insight final: choisir un outil aligné sur vos volumes et vos usages garantit une adoption durable et des gains visibles dès les premiers mois.

Déploiement, formation et KPI : bonnes pratiques pour réussir l’adoption de Cleemy

La technologie ne suffit pas sans accompagnement. Pour maximiser l’impact d’un outil gestion dépenses, l’organisation du déploiement compte autant que les fonctionnalités. Une trame efficace s’articule en quatre temps: cadrage, paramétrage, pilote, généralisation. En parallèle, la communication pose le sens: transparence, simplicité, bénéfices partagés. À chaque étape, mesurer quelques indicateurs clefs accélère l’amélioration continue.

Un fil conducteur utile consiste à se projeter avec une équipe type. Imaginez “Élodie”, responsable financière d’une ETI multi-sites. Son enjeu: réduire les délais de remboursement, sécuriser la TVA, et donner aux managers une vision fiable des coûts. Le plan d’action Cleemy se décline en sessions courtes de formation, règles de validation par profil, connecteurs comptables testés sur un périmètre pilote, puis déploiement élargi. Les tableaux de bord suivent: dépenses en attente par entité, taux de justificatifs manquants, durée moyenne de validation, pourcentage d’exports sans rejet.

Pour les collaborateurs, la pédagogie repose sur des gestes simples: photographier immédiatement, vérifier les montants proposés par l’OCR, choisir le centre de coûts via les favoris, et soumettre. Les managers s’outillent avec des filtres intelligents et des seuils d’alerte. La finance orchestre les clôtures avec un calendrier partagé et des relances ciblées. Résultat: moins de frictions, plus de réactivité, et un climat social apaisé par des remboursements rapides.

Plan d’action pragmatique et quick wins

Le succès se joue dans l’itération: démarrer petit, capitaliser sur les retours, étendre. Un kit d’onboarding clair (checklist, mini-vidéos, FAQ interne) lève les résistances. Côté sécurité, l’archivage probant et les rôles d’accès apaisent les échanges avec l’audit interne. Un budget maîtrisé — souvent dès 6 € HT/utilisateur/mois — rend l’équation ROI lisible en quelques cycles de clôture.

• 🎯 Objectifs clairs : délais de remboursement, taux d’erreurs, adoption mobile.
• 📚 Formation ciblée : 2h par profil, tutos courts, support réactif.
• 🧪 Pilote : une BU, un mois, ajustements rapides.
• 📢 Communication : bénéfices concrets, relances bienveillantes.
• 📈 KPI : cycle “dépense→compta”, justificatifs manquants, rejets d’export.

Insight final: l’alchimie gagnante combine un logiciel notes de frais ergonomique, une communication claire et des KPI utiles — la performance suit naturellement.

Cleemy convient-il aux petites structures comme aux ETI ?

Oui. La tarification modulée (souvent dès 6 € HT/utilisateur/mois) et l’ergonomie mobile en font un choix pertinent pour TPE, PME et ETI. Les règles de validation s’adaptent par profil, ce qui permet de démarrer simple puis d’étendre selon la maturité de l’organisation.

Comment Cleemy sécurise-t-il l’archivage des justificatifs ?

Les pièces sont stockées en PDF à valeur probante, horodatées et traçables. Lors d’un audit, chaque écriture renvoie à son justificatif, ce qui réduit le temps de contrôle et renforce la conformité.

Peut-on relier Cleemy à un ERP ou un logiciel comptable existant ?

Absolument. Cleemy s’intègre via API, exports paramétrables (CSV, Excel, XML) et connecteurs avec Sage, SAP, Dynamics ou Cegid. Les axes analytiques et la TVA sont respectés, facilitant la clôture.

Quelles bonnes pratiques accélèrent l’adoption mobile ?

Photographier le reçu immédiatement, utiliser les favoris pour les dépenses récurrentes, valider en un geste et activer les notifications de rappel. Une formation de 2 heures par profil suffit généralement.

Quels bénéfices concrets pour la direction financière ?

Visibilité en temps réel, réduction des délais de remboursement, récupération de TVA facilitée et meilleure prévision de trésorerie grâce à un suivi analytique précis des dépenses.

Lina Rousseau

Passionnée de référencement naturel, Lina aime expliquer simplement des notions complexes pour rendre le SEO accessible à tous. Elle adore décortiquer les stratégies qui permettent aux petites entreprises de gagner en visibilité. Toujours en veille, elle partage ce qu’elle découvre avec enthousiasme.